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Secrétariat téléphonique

Quelqu'un répond toujours. Et ce n'est pas vous.

Une assistante dédiée décroche à votre nom, note les rendez-vous directement dans votre agenda et ne vous transfère que ce qui est réellement urgent. Vous continuez à travailler sans être interrompu — et sans perdre un seul client.

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Le vrai coût d'un appel manqué

Un prospect qui tombe sur la messagerie appelle le suivant

Ce n'est pas de la négligence de sa part. Quand quelqu'un a besoin d'un dentiste, d'un plombier ou d'un garagiste, il cherche une solution maintenant. S'il n'a personne au bout du fil, il redescend d'un cran dans les résultats Google et compose le numéro suivant.

Vous êtes en intervention

Sur un chantier, en consultation, au volant. Le téléphone sonne dans une poche, personne ne peut décrocher — et c'était un nouveau client.

Vous rappelez trop tard

Vous rappelez le soir. Entre-temps, le prospect a déjà pris rendez-vous ailleurs et il ne vous le dira même pas.

Vous perdez vos soirées

Les rappels, la gestion d'agenda et les confirmations finissent après 19 h, sur du temps que personne ne vous paie.

Fonctionnement

Tout se met en place à distance, en quelques jours

Aucun matériel à acheter, aucun logiciel à installer, aucun déplacement. Votre ligne actuelle reste la vôtre.

Nous vous écoutons

Un entretien pour comprendre votre métier, votre façon de parler à vos clients et ce qui constitue une vraie urgence chez vous.

Nous écrivons vos règles

Formule d'accueil, questions à poser, durée des rendez-vous, cas à vous transférer immédiatement. Vous validez le document avant démarrage.

Nous branchons la ligne

Un simple renvoi d'appel depuis votre numéro actuel. Vous choisissez : tout le temps, ou seulement après trois sonneries quand vous n'avez pas pu décrocher.

Votre assistante répond

Elle décroche à votre nom, remplit votre agenda partagé et vous envoie un récapitulatif. Vous ajustez les consignes quand vous voulez.

Vous gardez votre numéro. Le renvoi d'appel se configure chez votre opérateur actuel en quelques minutes, et vous pouvez le désactiver à tout moment depuis votre téléphone. Rien n'est irréversible.
Ce que fait votre assistante

Bien plus que décrocher

  • Accueil à votre nom — vos clients entendent le nom de votre entreprise, pas celui d'un prestataire.
  • Prise de rendez-vous — directement dans votre agenda partagé, selon vos plages et vos durées.
  • Modification et annulation — le client rappelle pour décaler, votre agenda se met à jour sans vous.
  • Filtrage des appels — le démarchage est écarté, les urgences vous sont transférées immédiatement.
  • Prise de message détaillée — nom, motif, coordonnées, degré d'urgence. Vous rappelez en connaissance de cause.
  • Rappels de rendez-vous — confirmation la veille par SMS ou téléphone, ce qui réduit les rendez-vous non honorés.
  • Réponses aux questions courantes — horaires, adresse, tarifs, documents à apporter, accès et parking.
  • Récapitulatif quotidien — la liste des appels reçus et de ce qui a été fait, envoyée par email.
Ce que ça vous évite

Ce dont vous n'aurez plus à vous occuper

  • Publier une annonce et trier des dizaines de candidatures
  • Verser un salaire treize fois par an, même les mois creux
  • Payer les charges sociales employeur, l'AVS, la LPP et la LAA
  • Financer un poste de travail, un ordinateur et une licence logicielle
  • Assurer les cinq semaines de vacances et les absences maladie
  • Gérer un départ, un préavis, puis recommencer un recrutement
  • Former quelqu'un pendant des semaines avant qu'il soit autonome
  • Rester joignable vous-même entre deux rendez-vous
Exemples de fonctionnement

Concrètement, ça donne quoi dans votre métier ?

Voici comment le service s'organise selon l'activité. Ce sont des scénarios types destinés à illustrer le fonctionnement — vos règles à vous seront écrites avec vous, à partir de votre façon de travailler.

Cabinet dentaire ou médical

Le patient doit toujours trouver quelqu'un

Sans secrétariat

Le praticien est en soin, les mains occupées. Le téléphone sonne dans le vide. Un patient avec une rage de dents appelle le cabinet suivant. Le soir, il reste vingt messages à écouter et à rappeler.

Avec Connectify

L'assistante décroche au nom du cabinet, propose un créneau libre selon vos règles — urgence sous 24 h, contrôle sous trois semaines — et l'inscrit dans l'agenda. Elle confirme la veille par SMS, ce qui réduit les rendez-vous non honorés.

Artisan, plombier, électricien

Impossible de décrocher les mains dans le cambouis

Sans secrétariat

Sur un chantier, le téléphone reste dans la camionnette. Trois appels manqués dans la journée, dont un dépannage urgent qui aurait rapporté plusieurs centaines de francs. Le devis promis n'a pas été envoyé.

Avec Connectify

L'assistante qualifie l'appel : nature du problème, adresse, degré d'urgence. Une fuite d'eau vous est transférée immédiatement sur votre portable. Une demande de devis est notée et planifiée sur un créneau libre de votre semaine.

Garage automobile

L'atelier ne s'arrête pas pour répondre

Sans secrétariat

Un mécanicien s'interrompt pour prendre l'appel, se déganter, noter sur un bout de papier. Le rendez-vous se perd, le client rappelle mécontent, et l'atelier a pris vingt minutes de retard.

Avec Connectify

L'assistante prend la marque, le modèle, la nature de l'intervention et propose un créneau selon la durée type que vous avez définie. L'atelier n'est plus interrompu et le planning reste tenu.

Fiduciaire, avocat, conseil

Les appels coupent la concentration

Sans secrétariat

Chaque appel interrompt un dossier en cours. Le temps de rentrer dans le sujet, dix minutes sont perdues — et la moitié des appels sont du démarchage ou une question à laquelle une brochure répondrait.

Avec Connectify

Le démarchage est écarté. Les questions courantes trouvent une réponse. Les clients qui ont besoin de vous obtiennent un rendez-vous téléphonique sur une plage que vous avez réservée à cet usage.

Institut de beauté, coiffure, bien-être

On ne quitte pas une cliente pour répondre

Sans secrétariat

Le téléphone sonne pendant une prestation. Soit on interrompt la cliente présente, soit on perd la réservation. Les deux options coûtent de l'argent.

Avec Connectify

L'assistante réserve le créneau selon la durée de la prestation demandée, gère les reports et confirme la veille. La cliente présente reste prioritaire, la réservation ne se perd pas.

Le calcul

Ce que coûte réellement une secrétaire employée

Le salaire brut ne représente qu'une partie de la facture. Voici le coût employeur complet pour un poste à plein temps en Suisse, sur la base d'un salaire mensuel brut de 4 800 CHF.

PosteCoût annuel
Salaire brut sur 13 mois62 400 CHF
AVS / AI / APG — part employeur 5,3 %3 300 CHF
Assurance chômage — 1,1 %690 CHF
Prévoyance professionnelle LPP≈ 3 700 CHF
Assurance accidents LAA≈ 620 CHF
Allocations familiales selon canton≈ 1 200 CHF
Coût employeur total≈ 72 000 CHF / an
Et ce n'est pas encore complet. À ce montant s'ajoutent le poste de travail, l'ordinateur, les licences logicielles, les cinq semaines de vacances légales, les absences maladie et le coût d'un remplacement. Un recrutement qui ne fonctionne pas se chiffre, lui, en plusieurs mois de salaire.
Notre proposition

Vous ne payez que le service, jamais la structure

Pas de salaire fixe, pas de charges sociales, pas de matériel, pas de vacances à financer, pas de remplacement à organiser. Votre tarif dépend uniquement du volume d'appels et des plages horaires que vous voulez couvrir.

  • Aucun engagement de longue durée — vous testez, vous jugez sur pièces.
  • Un montant fixe communiqué d'avance — vous savez ce que vous payez avant de commencer.
  • Une continuité de service — pas d'absence, pas de congé maladie, pas de préavis.
  • Vous gardez votre numéro — et vous reprenez la main quand vous voulez.
Recevoir une proposition chiffrée

Les montants employeur ci-dessus sont des ordres de grandeur calculés sur les taux de cotisation suisses en vigueur et les salaires médians du marché. Ils varient selon le canton, l'âge de la personne et le plan de prévoyance retenu.

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande le plus souvent

Mes clients vont-ils comprendre que ce n'est pas mon bureau ?

Non. L'assistante décroche avec la formule d'accueil que vous avez choisie, au nom de votre entreprise. Pour votre client, c'est votre secrétariat. Nous ne mentionnons jamais Connectify lors d'un appel entrant.

Est-ce que je dois changer de numéro de téléphone ?

Jamais. Votre numéro reste le vôtre, chez votre opérateur actuel. Il suffit d'activer un renvoi d'appel, ce qui prend quelques minutes et se désactive aussi facilement depuis votre téléphone.

Faut-il installer un logiciel ou acheter du matériel ?

Non. Nous travaillons avec l'agenda que vous utilisez déjà — Google Agenda, Outlook, ou l'outil métier de votre profession lorsqu'il permet un accès partagé. Aucun achat n'est nécessaire de votre côté.

Et si l'assistante ne connaît pas la réponse à une question technique ?

Elle ne l'invente pas. Elle prend les coordonnées, note précisément la question et vous transmet le message. Pour les cas que vous avez identifiés comme urgents, elle vous transfère directement l'appel.

Quelles plages horaires sont couvertes ?

Cela dépend de ce que vous choisissez. Certains veulent uniquement leurs heures de bureau, d'autres une couverture élargie soir et week-end pour les activités de dépannage. Les plages retenues figurent sur la proposition, avec leur tarif.

Puis-je décrocher moi-même quand je suis disponible ?

Bien sûr. Beaucoup de clients configurent le renvoi seulement après trois ou quatre sonneries : vous prenez l'appel si vous êtes libre, l'assistante prend le relais sinon. Vous ne perdez plus aucun appel sans rien changer à vos habitudes.

Que deviennent les données de mes clients ?

Elles sont traitées conformément à la loi suisse sur la protection des données. Elles servent uniquement à assurer le service que vous nous confiez et ne sont ni vendues, ni utilisées à d'autres fins. Le détail figure dans nos mentions de protection des données.

Comment savoir si ça marche pour mon activité ?

En essayant sur une période courte. Nous fixons ensemble une durée d'essai et les critères d'évaluation — nombre d'appels pris, rendez-vous fixés, retours de vos clients. Si le service ne vous apporte rien, vous arrêtez.

Combien d'appels avez-vous manqués cette semaine ?

Dites-nous votre métier et le volume d'appels que vous recevez. Vous recevez une proposition chiffrée sous 48 heures, sans engagement et sans relance commerciale.

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